Акценти11.12.2019

Мишката изяде папката

Колко пъти ви се искало да съществува нещо, подобно на Google, което да търси физически неща из класьори и архиви, защото не можете да намерите договора с клиент Х?

Теодора Георгиева Теодора Георгиева
+4 снимкиМишката изяде папката

Преди повече от 10 години на изпит по журналистика се падна темата „Ще изяде ли мишката книжката?“. Контекстът тогава, разбира се, беше съвсем друг, но въпросът за дигитализацията на „хартията в офиса“ става все по-актуален. Управлението на документи по старомодния начин – в класьори и папки – е все по-трудно и неефективно. Големият обем информация, съхранявана на хартиен носител, често води до грешки при въвеждане на данни и забавяния в работата. Освен с усложнения и увеличаване на времето за обработка, хартиената документация затруднява служителите в търсенето на важна информация и е предпоставка за нейната загуба.

 

Според проучвания, проведени през 2018 г. относно управлението на информация, служителите прекарват средно по 1.8 часа на ден в търсене и управление на своите документи, а 7.5 % от тях се губят.

 

За малките и средни компании, с екип между 10 и 500 служители, рискът от липса или подмяна на важни документи може да има сериозни последици, вариращи от намаляване на производителността до загуба на клиенти. 

За да изградят ефективни автоматизирани процеси, организациите могат да внедрят софтуер, който да автоматизира задачите, отнемащи време, и да оптимизира операциите, като същевременно намали и разходите им. Днес най-ефективните софтуерни системи за създаване на работни процеси са достъпни на мобилни устройства, предоставяйки на потребителите възможността да одобряват и получават достъп до данни и отчети от всяко място, по всяко време. При мобилната достъпност сигурността е изискване. С внедряването на софтуер за автоматизиране документите, съдържащи чувствителна информация, могат да бъдат скрити за определени потребители чрез разширените функционалности за ролеви контрол на достъпа, а администраторите могат лесно да персонализират това, което всеки потребител може да вижда и прави.

Според проучване, проведено през 2018 г. относно ползите и резултатите от дигитализацията, служителите на компании, които са внедрили решение за автоматизация на процесите си, спестяват средно по 3 часа в управлението на документите си всяка седмица, а дните за обработка на фактури са значително намалени от 20,8 на 3,8 дни.

За да подпомогне компаниите, предприели важната стъпка към дигиталната трансформация, Konica Minolta, в партньорство с M-Files, предлага ефективен и прозрачен начин за управление на документния поток. Решението дава възможност да се премахнат напълно или частично хартиените документи, като осигурява сигурност на достъпа до информация само за упълномощени потребители. M-Files позволява да се автоматизират повтарящите се процеси и лесно да се контролират недовършени задачи. С внедряването на софтуера може да бъде проследен всеки документ и промените, направени по него. Това допринася за различно ниво на отчетност и сигурност на документите, защитавайки както бизнеса, така и неговите клиенти.

M-Files е единствената интелигентна платформа за управление на информация, която

организира съдържание въз основата на неговата същност, а не на неговото място за съхранение.

 

Платформата предлага електронен регистър на документи и автоматизиране на бизнес процеси. Системата е подходяща за малък и среден бизнес и предоставя възможността да се премахнат хартиените документни процеси, като се заменят с изцяло електронни такива. Софтуерът може да се инсталира и в облака, което минимизира първоначалната инвестиция. Не е необходимо потребителите да сменят режима на работа, с който са свикнали, тъй като интерфейсът на M-Files е изцяло интегриран с Windows Explorer и поддържа всички приложения на Microsoft Office. Достъпът до документите е универсален – през браузър или мобилно приложение, за да помага  на съвместната работа, електронното регистриране и управление на фирмена документация, което прави компаниите по-ефективни, документите им по-защитени, а процесите – по-прозрачни и проследими.

 

За да научите повече за автоматизираните бизнес процеси, предлагани от Konica Minolta Bulgaria и M-Files, изпратете Вашето запитване на marketing@konicaminolta.bg






Свързано

Мустаците – стилен почерк по мъжки
Акценти17.01.2020
Мустаците – стилен почерк по мъжки

Запознаваме се с най-популярните видове мустаци за 2020 година.

София Павлова София Павлова
Тялото говори в градуси…
Акценти16.01.2020
Тялото говори в градуси…

А най-интелигентният орган в него знае здравословното ни състояние 10 години преди нас.

Кристин Кръстева Кристин Кръстева
Ulysse Nardin влезе в блокчейн ерата
Акценти15.01.2020
Ulysse Nardin влезе в блокчейн ерата

Компанията преминава на дигитализирани сертификати за всеки от своите часовници.

Биляна Константинова Биляна Константинова
Сладкиш със зелен чай, малини и бял шоколад
Акценти11.01.2020
Сладкиш със зелен чай, малини и бял шоколад

Поредица с вкусни идеи за снежните дни и вечери.

Андреа Маронян
Кенго Кума и архитектурата на XXI век - част II
Акценти07.01.2020
Кенго Кума и архитектурата на XXI век - част II

Разказ за търсенето на уют, човечност и връзка с природата.

Резиденция "Калина" - уют и безбрежност
Акценти06.01.2020
Резиденция "Калина" - уют и безбрежност

или как се изгражда общност, ценяща спокойствието и общуването с природата.

Ирена Комитова
5 дестинации в духа на Коледа
Акценти30.12.2019
5 дестинации в духа на Коледа

…само за ценители.

Екип PREMIUM Lifestyle Екип PREMIUM Lifestyle
Каквото и да кажем за Индия, обратното също е вярно
Акценти03.01.2020
Каквото и да кажем за Индия, обратното също е вярно

За многообразието на една от най-пъстрите и древни култури, за топлите връзки между българи и индийци, за Георги Раковски и Рилския манастир си говорим с Н.Пр. Пуджа Капур, посланик на Индия в България.

Магдалена Гигова Магдалена Гигова
Три неочаквани адреса на Hygge
Акценти29.12.2019
Три неочаквани адреса на Hygge

Уют и топлота върху глетчер, на религиозен ритуал и... на плаж.

Магдалена Гигова Магдалена Гигова