Мишката изяде папката

Преди повече от 10 години на изпит по журналистика се падна темата „Ще изяде ли мишката книжката?“. Контекстът тогава, разбира се, беше съвсем друг, но въпросът за дигитализацията на „хартията в офиса“ става все по-актуален. Управлението на документи по старомодния начин – в класьори и папки – е все по-трудно и неефективно. Големият обем информация, съхранявана на хартиен носител, често води до грешки при въвеждане на данни и забавяния в работата. Освен с усложнения и увеличаване на времето за обработка, хартиената документация затруднява служителите в търсенето на важна информация и е предпоставка за нейната загуба.

Според проучвания, проведени през 2018 г. относно управлението на информация, служителите прекарват средно по 1.8 часа на ден в търсене и управление на своите документи, а 7.5 % от тях се губят.

За малките и средни компании, с екип между 10 и 500 служители, рискът от липса или подмяна на важни документи може да има сериозни последици, вариращи от намаляване на производителността до загуба на клиенти. 

За да изградят ефективни автоматизирани процеси, организациите могат да внедрят софтуер, който да автоматизира задачите, отнемащи време, и да оптимизира операциите, като същевременно намали и разходите им. Днес най-ефективните софтуерни системи за създаване на работни процеси са достъпни на мобилни устройства, предоставяйки на потребителите възможността да одобряват и получават достъп до данни и отчети от всяко място, по всяко време. При мобилната достъпност сигурността е изискване. С внедряването на софтуер за автоматизиране документите, съдържащи чувствителна информация, могат да бъдат скрити за определени потребители чрез разширените функционалности за ролеви контрол на достъпа, а администраторите могат лесно да персонализират това, което всеки потребител може да вижда и прави.

Според проучване, проведено през 2018 г. относно ползите и резултатите от дигитализацията, служителите на компании, които са внедрили решение за автоматизация на процесите си, спестяват средно по 3 часа в управлението на документите си всяка седмица, а дните за обработка на фактури са значително намалени от 20,8 на 3,8 дни.

За да подпомогне компаниите, предприели важната стъпка към дигиталната трансформация, Konica Minolta, в партньорство с M-Files, предлага ефективен и прозрачен начин за управление на документния поток. Решението дава възможност да се премахнат напълно или частично хартиените документи, като осигурява сигурност на достъпа до информация само за упълномощени потребители. M-Files позволява да се автоматизират повтарящите се процеси и лесно да се контролират недовършени задачи. С внедряването на софтуера може да бъде проследен всеки документ и промените, направени по него. Това допринася за различно ниво на отчетност и сигурност на документите, защитавайки както бизнеса, така и неговите клиенти.

M-Files е единствената интелигентна платформа за управление на информация, която

организира съдържание въз основата на неговата същност, а не на неговото място за съхранение.

Платформата предлага електронен регистър на документи и автоматизиране на бизнес процеси. Системата е подходяща за малък и среден бизнес и предоставя възможността да се премахнат хартиените документни процеси, като се заменят с изцяло електронни такива. Софтуерът може да се инсталира и в облака, което минимизира първоначалната инвестиция. Не е необходимо потребителите да сменят режима на работа, с който са свикнали, тъй като интерфейсът на M-Files е изцяло интегриран с Windows Explorer и поддържа всички приложения на Microsoft Office. Достъпът до документите е универсален – през браузър или мобилно приложение, за да помага  на съвместната работа, електронното регистриране и управление на фирмена документация, което прави компаниите по-ефективни, документите им по-защитени, а процесите – по-прозрачни и проследими.

За да научите повече за автоматизираните бизнес процеси, предлагани от Konica Minolta Bulgaria и M-Files, изпратете Вашето запитване на marketing@konicaminolta.bg