Акценти11.12.2019

Мишката изяде папката

Колко пъти ви се искало да съществува нещо, подобно на Google, което да търси физически неща из класьори и архиви, защото не можете да намерите договора с клиент Х?

Теодора Георгиева Теодора Георгиева
+4 снимкиМишката изяде папката

Преди повече от 10 години на изпит по журналистика се падна темата „Ще изяде ли мишката книжката?“. Контекстът тогава, разбира се, беше съвсем друг, но въпросът за дигитализацията на „хартията в офиса“ става все по-актуален. Управлението на документи по старомодния начин – в класьори и папки – е все по-трудно и неефективно. Големият обем информация, съхранявана на хартиен носител, често води до грешки при въвеждане на данни и забавяния в работата. Освен с усложнения и увеличаване на времето за обработка, хартиената документация затруднява служителите в търсенето на важна информация и е предпоставка за нейната загуба.

 

Според проучвания, проведени през 2018 г. относно управлението на информация, служителите прекарват средно по 1.8 часа на ден в търсене и управление на своите документи, а 7.5 % от тях се губят.

 

За малките и средни компании, с екип между 10 и 500 служители, рискът от липса или подмяна на важни документи може да има сериозни последици, вариращи от намаляване на производителността до загуба на клиенти. 

За да изградят ефективни автоматизирани процеси, организациите могат да внедрят софтуер, който да автоматизира задачите, отнемащи време, и да оптимизира операциите, като същевременно намали и разходите им. Днес най-ефективните софтуерни системи за създаване на работни процеси са достъпни на мобилни устройства, предоставяйки на потребителите възможността да одобряват и получават достъп до данни и отчети от всяко място, по всяко време. При мобилната достъпност сигурността е изискване. С внедряването на софтуер за автоматизиране документите, съдържащи чувствителна информация, могат да бъдат скрити за определени потребители чрез разширените функционалности за ролеви контрол на достъпа, а администраторите могат лесно да персонализират това, което всеки потребител може да вижда и прави.

Според проучване, проведено през 2018 г. относно ползите и резултатите от дигитализацията, служителите на компании, които са внедрили решение за автоматизация на процесите си, спестяват средно по 3 часа в управлението на документите си всяка седмица, а дните за обработка на фактури са значително намалени от 20,8 на 3,8 дни.

За да подпомогне компаниите, предприели важната стъпка към дигиталната трансформация, Konica Minolta, в партньорство с M-Files, предлага ефективен и прозрачен начин за управление на документния поток. Решението дава възможност да се премахнат напълно или частично хартиените документи, като осигурява сигурност на достъпа до информация само за упълномощени потребители. M-Files позволява да се автоматизират повтарящите се процеси и лесно да се контролират недовършени задачи. С внедряването на софтуера може да бъде проследен всеки документ и промените, направени по него. Това допринася за различно ниво на отчетност и сигурност на документите, защитавайки както бизнеса, така и неговите клиенти.

M-Files е единствената интелигентна платформа за управление на информация, която

организира съдържание въз основата на неговата същност, а не на неговото място за съхранение.

 

Платформата предлага електронен регистър на документи и автоматизиране на бизнес процеси. Системата е подходяща за малък и среден бизнес и предоставя възможността да се премахнат хартиените документни процеси, като се заменят с изцяло електронни такива. Софтуерът може да се инсталира и в облака, което минимизира първоначалната инвестиция. Не е необходимо потребителите да сменят режима на работа, с който са свикнали, тъй като интерфейсът на M-Files е изцяло интегриран с Windows Explorer и поддържа всички приложения на Microsoft Office. Достъпът до документите е универсален – през браузър или мобилно приложение, за да помага  на съвместната работа, електронното регистриране и управление на фирмена документация, което прави компаниите по-ефективни, документите им по-защитени, а процесите – по-прозрачни и проследими.

 

За да научите повече за автоматизираните бизнес процеси, предлагани от Konica Minolta Bulgaria и M-Files, изпратете Вашето запитване на marketing@konicaminolta.bg






Свързано

IWC Schaffhausen и Том Брейди: 4 минути, които ще искате да си подарите
Акценти10.07.2020
IWC Schaffhausen и Том Брейди: 4 минути, които ще искате да си подарите

Born of a Dream: A boy from San Mateo е късометражен филм за мечтите и правилния тайминг

София Павлова София Павлова
Ключът към успеха е във верните партньори
Акценти09.07.2020
Ключът към успеха е във верните партньори

BARNES International смело стъпва на българския пазар, а ние се срещаме с граф Гийом де Виллие, основен деятел за развитието на мрежата на BARNES в Централна и Източна Европа.

Емилия Колева Емилия Колева
Празнуваме живота
Акценти08.07.2020
Празнуваме живота

Chic & Cozy – Born to Be Alive

София Павлова София Павлова
Съвършенството носи номер 9
Акценти19.05.2020
Съвършенството носи номер 9

Някои от нас търсят изключителното, други – просто го постигат

София Павлова София Павлова
Лукс по време на пандемия?
Акценти27.03.2020
Лукс по време на пандемия?

Да, но в нов стил.

Светът си е вкъщи
Акценти17.03.2020
Светът си е вкъщи

Култура у дома.

София Павлова София Павлова
Укротяване на голямото синьо
Акценти16.03.2020
Укротяване на голямото синьо

Hacker-Craft – безпогрешен усет към детайла

София Павлова София Павлова
Alberta Salotti – незаменима част от семейството на Selamore Design
Акценти12.03.2020
Alberta Salotti – незаменима част от семейството на Selamore Design

Мястото с най-голямо разнообразие на качествени италиански мебели.

София Павлова София Павлова
При индианците ембера - машината на времето
Акценти09.03.2020
При индианците ембера - машината на времето

От Панамския канал до племето разстоянието е по-малко от час и... повече от осем века.

Магдалена Гигова Магдалена Гигова